パワーポイントファイルを圧縮する方法

ノートマイクロソフトのパワーポイントは幅広い用途に利用されていて、プレゼンテーション以外にも資料配布の用途でよく利用されています。私自身、取引先とやり取りする中で一番多いのはパワーポイントファイルのように思いますし、一番施策内容等をまとめやすいツールとして私自身認識しています。

さて、今回はそんなパワーポイントの使い方について。パワーポイントファイルをメールなどでやり取りする場合に気になるのがファイルの大きさ。パワーポイントは作っている間に10MB、20MBになることもあり、そのようなファイルを送ろうとすると、相手が受け取れない場合があったり、自社のサーバーで配信が止められてしまったりする場合があります。今回はその対処策として、パワーポイントファイルを圧縮する方法をいくつかご紹介したいと思います。

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パワーポイントの図、画像を圧縮する方法

まずはじめに一番メジャーなファイルサイズ圧縮方法である、図の圧縮から説明していきます。

圧縮したい図を選ぶ

まずはじめに圧縮したい画像を選択します。

選択する

書式タブから「図の圧縮」を選ぶ

「書式」タブから「図の圧縮」をクリックします。

図の圧縮

圧縮オプションを選択する

ウィンドウが表示されたら「この画像だけに適用する」か「すべての画像に適用するか」選びます。「この画像だけに適用する」にチェックを入れない場合、スライド内のすべての画像に圧縮が適用されます。このウィンドウ内では圧縮後の画像の解像度も選択可能です。「解像度の選択」でどれだけ圧縮するかを選択します。とにかくファイルのサイズを小さくしたい場合は「電子メール用」をお選びください。それぞれ選び終わったらOKを押します。

オプションを選ぶ

パワーポイントに埋め込まれた音楽や動画を圧縮する方法

パワーポイントに埋め込まれた音楽や動画も圧縮を行えます。

ファイルタブを開く

左上のファイルタブを開きます。

ファイルを押す

メディアの圧縮をクリック

「情報」の、以下赤枠の「メディアの圧縮」をクリックします。

メディアの圧縮を押す

圧縮クオリティを選択

圧縮後のクオリティを3つから選択します。

圧縮後のクオリティを決める

パワーポイント上の音楽や動画の圧縮が完了します。

パワーポイントファイルの大きさは企業間の情報共有で利用する場合は特に注意が必要です。ある種ビジネスマナーにも通づるところがあり、相手への配慮無しに大きなファイルを送ることは失礼にあたることもあります。ぜひやり取りする相手のことを思ってファイルの大きさを管理いただければと思います。

参考になれば幸いです。

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